Passados mais de três anos do início da pandemia de Covid-19, categorias profissionais dos mais diversos campos do conhecimento vêm elaborando balanços e autoavaliações sobre as respostas dadas a esse episódio dramático da saúde pública global. Se por um lado a emergência de importância internacional suscitou dúvidas e incertezas e ceifou milhões de vidas humanas em todo o planeta, por outro resultou em pesquisas pioneiras e inovadoras. Na arquivologia não é diferente, como demonstra o estudo “Documentos de arquivos em contexto de emergência sanitária: notas sobre o Observatório Covid-19 da Fiocruz”, de pesquisadores da Casa de Oswaldo Cruz (DAD/COC), publicado recentemente no periódico PerCursos.
Em 2021, a fim de compreender como a virose afetou as dinâmicas de produção, circulação e armazenamento de informações e documentos, tema caro a essa área de conhecimento, Paulo Elian, Luciana Heymann, Aline Lopes de Lacerda e André Felipe dos Santos selecionaram como objeto de investigação uma iniciativa da Fiocruz lançada em abril de 2020: o Observatório Covid-19.
Dispositivo institucional criado para o monitoramento da progressão da Covid-19 no Brasil, o Observatório mereceu a atenção dos autores do artigo por suas características: trata-se de uma rede de pesquisa não organizada como unidade técnico-científica da Fiocruz que produziu e disseminou volume expressivo de informações sobre a pandemia. Constituído por grupo multidisciplinar de pesquisadores que atuaram em estreita parceria com jornalistas, profissionais de tecnologia da informação e programadores visuais, o Observatório gerou centenas de materiais que auxiliaram a tomada de decisão dos agentes públicos e supriram a imprensa e a população de dados qualificados.
“A atuação do Observatório Covid-19 resultou em uma vasta produção documental: boletins epidemiológicos, notas técnicas, cartilhas, relatórios técnicos, gráficos, material audiovisual, entre outros. Esses documentos estão, em tese, disponíveis para livre acesso no espaço criado no Portal Fiocruz para concentrar e difundir a produção do Observatório e agregar outras informações relativas à pandemia”[1], detalham os autores no artigo.
Luciana Heymann, pesquisadora do Departamento de Arquivo e Documentação (DAD/COC). Foto: Ascom/COC.
“A preocupação com a gestão de documentos é um aspecto que impacta os usos futuros dessa documentação, seja para a pesquisa histórica ou para a memória institucional e administrativa. Nas entrevistas a gente percebe a preocupação em conectar os documentos e as informações com a memória daquilo que foi feito. Isso amplia nossa compreensão do significado do arquivo para os próprios atores”. – Luciana Heymann
O estudo
A metodologia do estudo consistiu na realização de entrevistas com atores-chave e em levantamento bibliográfico. A partir dessas fontes, os pesquisadores avaliaram as dinâmicas de produção, circulação e armazenamento de documentos e analisaram a página do Observatório na internet em que são publicadas as informações produzidas. A questão-chave do estudo foi examinar a constituição do arquivo e, com base nesse diagnóstico, sugerir recomendações que contribuam para a organização, gestão, preservação e acesso à produção documental da iniciativa.
“A preocupação com a gestão de documentos é um aspecto que impacta os usos futuros dessa documentação, seja para a pesquisa histórica ou para a memória institucional e administrativa. Nas entrevistas a gente percebe a preocupação em conectar os documentos e as informações com a memória daquilo que foi feito. Isso amplia nossa compreensão do significado do arquivo para os próprios atores”. – explica Luciana Heymann.
Na opinião de Aline Lacerda, outro aspecto relevante do Observatório foi sua articulação com a comunicação institucional. Três profissionais da Agência Fiocruz de Notícias dedicaram-se à edição dos boletins epidemiológicos, com uso de muitas imagens e gráficos: “É impossível analisar essa iniciativa sem considerar a comunicação institucional, a importância da construção de um discurso único, a articulação da Coordenadoria de Comunicação Social da Presidência da Fiocruz com o Observatório e com as unidades da Fundação. A emergência impôs isso”.
Diagnóstico e recomendações
Uma das questões em destaque no estudo do Observatório diz respeito às soluções adotadas na gestão de seus documentos: “É necessário reconhecer que a estruturação do arquivo e a gestão de documentos neste caso não estavam alinhadas à Política de Preservação e Gestão de Acervos Culturais das Ciências da Saúde (2013), ao Programa de Preservação Digital de Acervos da Fiocruz (2020) e aos protocolos do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Fiocruz (Sigda). Em certa medida o cenário de emergência sanitária explica tal ausência, mas ao mesmo tempo reafirma a distância entre as políticas e as práticas”[2], avaliam os autores do estudo.
Para os pesquisadores, é preciso olhar para essas práticas espontâneas de preservação documental. “Na gestão desses projetos existe uma reflexão sobre os documentos produzidos como memória do processo, das ações, das boas práticas; uma outra forma de olhar que não é a da arquivologia”, observa Luciana Heymann.
Aline Lopes de Lacerda, pesquisadora do Departamento de Arquivo e Documentação (DAD/COC). Foto: Ascom/COC.
“É impossível analisar essa iniciativa sem considerar a comunicação institucional, a importância da construção de um discurso único, a articulação da Coordenadoria de Comunicação Social da Presidência da Fiocruz com o Observatório e com as unidades da Fundação. A emergência impôs isso”. – Aline Lacerda
Na mesma vertente de reflexão, Paulo Elian destaca a revisão de alguns dogmas da cultura arquivística: “Ficamos batendo muito em certas teclas dos métodos e dos instrumentos, da nossa autoridade técnica e perdemos o significado do processo. A cultura arquivística tem muito o ‘como fazer, mas e o por que fazer?’. Talvez devêssemos pensar numa forma mais criativa, diferente, da gestão de documentos de arquivo”.
Entre as recomendações dos pesquisadores, para o caso de projetos em rede – em geral com produção documental em formato digital, alta utilização de comunicação por meio digital (WhatsApp e outras redes) e estrutura de gestão mínima –, ressalta-se a elaboração, desde seu início, de um plano de gestão de documentos: “Nosso olhar está mais dirigido aos processos do que aos conteúdos documentais. Procuramos identificar os caminhos e as estratégias empregadas pelos grupos para termos uma compreensão global desses fluxos e processos. Os problemas podem ser contornados se os grupos se conectarem mais à gestão de documentos”, esclarece Luciana Heymann.
Paulo Elian, pesquisador do Departamento de Arquivo e Documentação (DAD/COC). Foto: Ascom/COC.
“Ficamos batendo muito em certas teclas dos métodos e dos instrumentos, da nossa autoridade técnica e perdemos o significado do processo. A cultura arquivística tem muito o ‘como fazer, mas e o por que fazer?’. Talvez devêssemos pensar numa forma mais criativa, diferente, da gestão de documentos de arquivo”. – Paulo Elian
O projeto de pesquisa
O estudo publicado em PerCursos integra um projeto de pesquisa mais amplo, cujo objetivo é compreender de que maneira a emergência sanitária impactou a produção, o uso e a gestão de documentos e informações na Fiocruz. Intitulado “Emergência sanitária, arquivos e memória: reflexões teóricas, desafios institucionais e inovação”, a pesquisa enfoca três experiências institucionais – Observatório Covid-19, Vacina Covid-19 (de Bio-Manguinhos) e Arquivos da Pandemia (da COC) – para refletir sobre rotinas de trabalho, produção documental e demandas memoriais.
“O quarto campo empírico previsto no projeto será a experiência comunitária da organização Redes da Maré. Nosso interesse é compreender a produção e circulação de registros que envolveram as vivências de populações no contexto da pandemia em um dos territórios onde a Fiocruz atua”, adianta Paulo Elian.
Projeto
“Emergência sanitária, arquivos e memória: reflexões teóricas, desafios institucionais e inovação”. Chamada CNPq/ Fundação Oswaldo Cruz – Casa de Oswaldo Cruz – Nº 08/2021
Artigo científico
SANTOS, Paulo Roberto Elian dos; HEYMANN, Luciana Quillet; LACERDA, Aline Lopes de; SANTOS, André Felipe Paiva dos. “Documentos de arquivos em contexto de emergência sanitária: notas sobre o Observatório Covid-19 da Fiocruz”. PerCursos, Florianópolis, v. 24, e0506, 2023.
[1] SANTOS et al, 2023, p.4.
[2] SANTOS et al, 2023, p.22-23.
Como citar este texto:
ELIAN, P.; HEYMANN, L; LACERDA, A. L.; SANTOS, A.F.. Arquivos e memórias da pandemia, desafios permanentes para a gestão documental (Entrevista feita por Cristiane d’Avila). In: Site do Observatório História e Saúde. Publicado em 14 de novembro de 2023. Disponível em: <https://ohs.coc.fiocruz.br/posts_ohs/arquivos-e-memorias-da-pandemia-desafios-permanentes-para-a-gestao-documental/>.
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